Auditoria de la calidad
Competencia y evaluación de auditores
Principios de auditoria
La auditoria se caracteriza por depender de
diferentes principios. Los principios tienen que ayudar a realizar la auditoria, es decir, proporcionan herramientas eficientes y fiables de apoyo a
las políticas y controles de gestión, facilitando información sobre cómo debe
actuar una organización para mejorar su desempeño.
Adherirse a los principios
es un requisito previo para establecer las conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y
suficientes y permiten que los auditores trabajen independiente para conseguir
conclusiones similares en circunstancias similares.
Las orientaciones se basan
en 6 principios que procedemos a señalar:
Integridad
Es un fundamento de la
profesionalidad. Los auditores y las personas que realizan la gestión de un programa de auditoria deben
desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad, observar y
cumplir todos los requisitos legales que sean aplicables, demostrar la
competencia a la hora de realizar su trabajo, desarrollar su trabajo de forma
imparcial, es decir, sin estar influenciados por nada y por nadie, ser sensible
a cualquier influencia que pueda ejercer su juicio mientras realiza una
auditoría.
Presentación imparcial
Es la obligación de
informar con veracidad y exactitud. Todos los hallazgos, conclusiones e informes
tienen que reflejar con veracidad y exactitud las actividades que se realizan
durante las auditorias.
Se tiene que informar de todos los obstáculos que se encuentran en el camino al
realizar la auditoria y las opiniones divergentes que se queden sin resolver
entre el equipo auditor y la persona auditada. La comunicación tiene que ser
veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
Ser profesional
Contar con diligencia y
tener juicio a la hora de realizar la auditoria. Los auditores deben proceder con
mucho cuidado, según la importancia que tenga la tarea que quieren desempeñar y
la confianza que se deposite en ellos por el cliente de la auditoria y por las
demás partes interesadas. Un gran factor a tener en cuenta a la hora de
realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es contar con la
capacidad de realizar juicios razonados con todas las situaciones de la auditoria.
Confidencialidad
Se debe realizar cuidando
la seguridad de la información. Los auditores deben proceder con discreción durante
la utilización y la protección de la información que ha adquirido durante
la realización de la auditoria. La información de la auditoria no puede usarse de
forma inapropiada para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoria, de forma que pueda perjudicar al interés legítimo del auditado. El
concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o
confidencial.
Independiente
Es la base para la
imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria.
Los auditores deben ser independientes a la actividad que se quiere auditar
siempre y cuando sea posible, además existen casos en los que deben actuar de
forma libre contra el conflicto de intereses. Para las auditorias internas,
los auditores deben ser independientes de los responsables operativos de la
sección que se desea auditar. Los auditores deben mantener la objetividad según
el proceso de auditoria para asegurarse de los hallazgos y las conclusiones de
la auditoria que se basan sólo en la evidencia de la auditoria.
Para las empresas pequeñas,
puede que no sea posible que los auditores internos sean independientes del
todo de la actividad que deben auditar, pero tiene que hacer esfuerzos para
eliminar esta barrera y fomentar la objetividad.
Enfoque basado en la evidencia
Es el método racional para
conseguir las conclusiones de las auditorias fiables y
reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoria tiene que ser verificable. En general se basa en la información que
tienen disponible, ya que la auditoría se realiza durante un tiempo limitado y
con recursos que tiene fin. Se tiene que aplicar una utilización apropiada para
el muestreo, ya que se relaciona de forma estrecha con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la
Tipos
de auditoria
Auditorias internas
Este tipo de auditorias garantizan que
una organización está cumpliendo sus propias normas de calidad o estándares requeridos. También es
conocida como auditoria de primera
parte, las cuales pueden ser hechas por auditores que trabajan para la empresa que se está revisando,
como también pueden ser contratados por la empresa para auditar sus propias funciones. En
el caso de las auditorias internas es
importante destacar que los auditores deben
ser independientes de la función que están auditando, para dedicarse al trabajo
por completo y de forma transparente.
Auditorias externas
De entre
algunos tipos de auditoria de
calidad, este es realizado por auditores externos independientes a la empresa a la que estén
auditando. Los mismos pueden ser contratados por un proveedor o cliente para
garantizar que la empresa auditada cumple
con los estándares de calidad establecidos.
En algunos casos también pueden ser auditadas por el gobierno para verificar
que cumplen con las especificaciones y que pueden ser hechas por consultores de calidad especializados
en las normas de calidad específicas
para las organizaciones.
Auditorias de segunda parte
A las auditorias externas que se
realizan por una empresa que tiene un contrato con la empresa auditada se les
denomina auditorias de segunda
parte, esta es realizada por la sociedad responsable de la auditoria y la misma empresa se
verá en la obligación de contratar al ente encargado del proceso.
Auditorias de tercera parte
Estas auditorias son realizadas por una
organización que no tiene contrato con la empresa auditada, la cual se puede
hacer para lograr o mantener la certificación en la norma de calidad. Asimismo, la misma puede ser
realizada por un auditor independiente por requerimiento de la ley para que la empresa
califique para los contratos del gobierno, aunque también puede ser hecha a
petición del proveedor o cliente.
Auditorias de procesos
Una auditoria de
proceso verifica que
un proceso documentado cumpla con los estándares de calidad, ya sea para el proceso de
fabricación o un proceso de servicio.
Auditorias de producto
Diseñada
especialmente para verificar que un producto físico cumple con las
especificaciones de diseño y otras mediciones de calidad, esta puede requerir que se midan las dimensiones
físicas, pruebas de productos o incluso pruebas destructivas.
Sistema de
Es una revisión
del sistema de calidad utilizado
por una empresa y se trata de una revisión de cómo la empresa mide y cumple con
las normas de calidad dadas.
Con ella se verifican los procedimientos utilizados para medir la calidad del
producto, cómo se
registran los defectos y como la compañía se asegura de que no se aprueben
productos que no cumplan con los estándares.
Etapas para realizar auditorias de calidad
Planificación
Las acciones previas a la realización de la
auditoria son determinantes para el éxito de las mismas.
La planificación empieza con la elaboración del
plan, que orientará la ejecución de la auditoria. Ese plan deberá presentar
todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance, con
procesos, departamentos o productos que serán auditados. En esta etapa también
es importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada,
tales como políticas o procedimientos de calidad. Ayudarse de una herramienta
como auditoria facilita la planificación temporal para el inicio, la selección
de los auditados, los lugares de realización… etc.
Preparación
Es el momento en el que los auditores podrán
conocer un poco más sobre el SGQ de la empresa, y analizar en
profundidad la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo que forma
la auditoria esté preparado para la actividad, que todos tengan acceso al
checklist y ver cómo está resultando todo el proceso.
Auditoria facilita todo el proceso gracias a la
nube, ya que todos los auditores, según el rol otorgado, tienen acceso a
la información que necesiten sobre esa misma auditoria.
Ejecución
La ejecución de las auditorias se hará a
través dela colecta de informaciones, que determinarán si el departamento en
cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de calidad
establecidos.
En esta fase, el auditor hará preguntas y tomará
nota de las respuestas, que en el caso de utilizar auditoria se harán a
través de la APP para el móvil o Tablet (incluyendo notas de voz y
fotografías), almacenando toda la información en la nube.
De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de
auditoria pueden tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos a una
evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no
conformidades, es decir situaciones que ocurrieron en desacuerdo con el
proceso y procedimiento estandarizado.
Finalización
y Follow-up
Una vez concluida la auditoría, el equipo de
auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas y para ver las
recomendaciones y corregir los problemas de calidad.
Esas informaciones compondrán el informe de
resultados de la auditoria.
Además este informe ayuda a evaluar los resultados
y a definir cómo implementar las acciones de mejora sugeridas por el equipo de
auditores.
Estas acciones son automáticas con nuestra
herramienta facilitando enormemente el trabajo con un ahorro de tiempo
considerable.
Competencias
de auditores de SGC.
La confianza en el proceso de auditoria y la capacidad de lograr sus
objetivos depende de la competencia de aquellos individuos que participen en la
planificación y realización de las auditorias, incluyendo los auditores y
líderes de equipos auditores. La competencia debería evaluarse a través de un
proceso que considere el comportamiento personal y la capacidad para aplicar
los conocimientos y las habilidades adquiridos durante la educación, la experiencia
laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorias. Este proceso
debería tener en cuenta las necesidades del programa de auditoria y sus
objetivos.
La evaluación de la competencia del auditor debería planificarse,
implementarse y documentarse de acuerdo con el programa de auditoria,
incluyendo los procedimientos para proporcionar un resultado que es objetivo,
coherente, imparcial y fiable. El proceso de evaluación debería incluir cuatro
pasos principales, como se indica a continuación:
·
Determinar la competencia del personal de auditoria
para cumplir las necesidades del programa de auditoria;
·
Establecer los criterios de evaluación;
·
Seleccionar el método de evaluación apropiado;
·
Realizar la evaluación.
Al decidir los conocimientos y habilidades apropiados requeridos al
auditor, debería considerarse lo siguiente:
·
El tamaño, naturaleza y complejidad de la
organización que se va a auditar;
·
Las disciplinas de sistema de gestión que se van a
auditar;
·
Los objetivos y amplitud del programa de auditoria;
·
Otros requisitos, tales como los impuestos por
organismos externos, cuando sea apropiado;
·
La función del proceso de auditoria en el sistema
de gestión del auditado;
·
La complejidad del sistema de gestión que se va a
auditar;
·
La incertidumbre en el logro de los objetivos de la
auditoria.
Comportamiento personal: Los auditores deberían poseer las cualidades
necesarias que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la
auditoria. Los auditores deberían demostrar un comportamiento profesional
durante el desempeño de las actividades de auditoria, incluyendo ser:
·
Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y
discreto;
·
De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a
considerar ideas o puntos de vista alternativos;
·
Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones
con las personas;
·
Observador, es decir, activamente consciente del
entorno físico y las actividades;
·
Perceptivo, es decir, consciente y capaz de
entender las situaciones;
·
Versátil, es decir, capaz de adaptarse fácilmente a
diferentes situaciones;
·
Tenaz, es decir, persistente y orientado hacia el
logro de los objetivos;
·
Decidido, es decir, capaz de alcanzar conclusiones
oportunas basadas en el análisis y el razonamiento lógico;
·
Seguro de sí mismo, es decir, capaz de actuar y
funcionar independientemente a la vez que interactúa eficazmente con otros;
·
Con valor moral, es decir, capaz de actuar de
manera responsable y ética, aunque estas acciones puedan no ser siempre populares
y en alguna ocasión puedan causar desacuerdos o alguna confrontación;
·
Abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender
de las situaciones, y que se esfuerza por conseguir mejores resultados de
auditoria;
·
Abierto a las diferencias culturales, es decir,
observador y respetuoso con la cultura del auditado;
·
Colaborador, es decir, que interactúa eficazmente
con los demás, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del
auditado.
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